Erfahrungsberichte von begeisterten Eigentümern
Baugenossenschaft Dormagen eG setzt auf Youtilly – für mehr Transparenz und Effizienz in der Objektbewirtschaftung
Die Baugenossenschaft Dormagen eG verwaltet über 2.200 eigene Wohnungen sowie ca. 1.600 Kfz-Stellplätze in Dormagen und Umgebung im Rhein-Kreis Neuss und legt großen Wert auf Qualität, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung ihrer Liegenschaften. Besonders in den Bereichen Innenreinigung, Außenpflege und Grünflächenmanagement war es für die Genossenschaft wichtig, Prozesse zu vereinheitlichen und den Überblick über alle beauftragten Dienstleistungen zu behalten.
Vor der Einführung von Youtilly war die Koordination zwischen verschiedenen Dienstleistern, das Nachhalten von Aufträgen und die Kommunikation rund um Einsprüche oder Zusatzleistungen mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Angebote und Ausschreibungen wurden auf unterschiedlichen Wegen abgewickelt, was viel Zeit in Anspruch nahm, und die Vergleichbarkeit erschwerte.
Mit dem Ziel, Transparenz in alle Dienstleistungsprozesse zu bringen und die Zusammenarbeit mit den Servicepartnern zu digitalisieren, entschied sich die Baugenossenschaft Dormagen für den Einsatz von Youtilly. Seit dem 01.01.2025 wird die Plattform für die komplette Innen- und Außenpflege des gesamten Objektbestandes genutzt – und hat sich seither zu einem festen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs entwickelt.
Durch die Einführung von Youtilly konnte die Baugenossenschaft Dormagen selbst sehr kleinteilige Prozesse transparent und geordnet abbilden. Hierfür wurden bestehende Arbeitsabläufe zunächst analysiert und anschließend systematisch aufder Plattform integriert. Das Ergebnis ist eine deutlich präzisere Abstimmung auf Ebene der einzelnen Auftragspositionen. Dabei unterstützt vor allem die Kommunikation über das integrierte Ticketsystem: Ob Rückfragen, Einsprüche oder Ergänzungen – alles wird zentral dokumentiert. Dies ersetzt unübersichtliche E-Mail-Ketten und stellt sicher, dass der Status jedes Vorgangs für alle Beteiligten jederzeit einsehbar ist.
„Unsere Strategie zur Digitalisierung folgt dem klaren Ziel, administrative Komplexität zu reduzieren und den Fokus konsequent auf wertschöpfende Kernaufgaben zu richten. Die Integration von Youtilly ist hierbei ein wesentlicher Baustein unserer Prozessoptimierung. Durch die Zentralisierung kleinteiliger Abläufe steigern wir die Effizienz in der Verwaltung und schaffen die notwendige Transparenz, um die Bewirtschaftung unserer Bestände nachhaltig, wirtschaftlich und zukunftssicher zu gestalten. Damit stärken wir das Fundament unserer Genossenschaft im Sinne unserer Mitglieder und positionieren uns als innovativer Partner in der Immobilienwirtschaft.“
Christian van Kan (Kaufmännischer Vorstand, Baugenossenschaft Dormagen eG)
Neben der verbesserten Kommunikation profitiert die Baugenossenschaft auch in der Rechnungsabwicklung von der digitalen Plattform. Durch die Bereitstellung kompatibler Datenformate lassen sich die Abläufe im Rechnungswesen deutlich vereinfachen. Dies unterstützt vor allem dabei, manuelle Übertragungsfehler zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten.
Mit Youtilly hat die Baugenossenschaft Dormagen ihre Prozesse in der Objektbewirtschaftung erfolgreich digitalisiert und zentralisiert. Ausschreibungen, Kommunikation, Leistungsnachweise und Rechnungsprozesse sind heute transparent, effizient und nachvollziehbar organisiert. Das schafft nicht nur Entlastung für die internen Teams, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern und sorgt für eine nachhaltige Steigerung der Servicequalität für die Mieterinnen und Mieter.
„Die Einführung von Youtilly hat für unser gesamtes Team eine spürbare Entlastung und neue Struktur in den Arbeitsalltag gebracht. Der Übergang von unübersichtlichen E-Mail-Strukturen hin zu einer zentralen, ticketbasierten Kommunikation ermöglicht uns heute eine lückenlose Dokumentation und eine deutlich höhere Kontrollqualität in der Bestandspflege. Ein besonderer Dank gilt dem Team von Youtilly für die professionelle Begleitung und laufende Betreuung: Durch die gemeinsame, präzise Analyse wurden unsere Prozesse reibungslos überführt. So können wir heute eine erstklassige Servicequalität sicherstellen, die unmittelbar unseren Mitgliedern zugutekommt.“
Katharina Jungkowski (Abteilungsleitung Wohnungsverwaltung, Baugenossenschaft Dormagen eG)
