Erfahrungsberichte von begeisterten Dienstleistern

Effiziente Grünpflege: Wie das größte GaLaBau-Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet die Zettelwirtschaft beendet

Wenn man über Garten- und Landschaftsbau im Rhein-Main-Gebiet spricht, kommt man an der Firma Immo Herbst nicht vorbei. Seit 40 Jahren prägt das Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main das Stadtbild. Mit einer beeindruckenden Belegschaft von 270 festangestellten Mitarbeitern und einem breiten Netzwerk an Subunternehmern bewältigt die Firma Großprojekte und komplexe Pflegeverträge. Doch Größe bringt auch administrative Herausforderungen mit sich – insbesondere, wenn es darum geht, Leistungen transparent und zeitnah gegenüber dem Kunden nachzuweisen.

Der Kontakt zwischen Immo Herbst und Youtilly entstand ganz praxisnah über einen gemeinsamen Auftraggeber. Dieser suchte nach einer Lösung, um seine Liegenschaften effizienter zu verwalten und brachte beide Parteien an einen Tisch. Was folgte, war ein intensives Pilotprojekt, bei dem die Plattform auf Herz und Nieren geprüft wurde. Das Ergebnis? Aus dem Testlauf wurde eine feste, tägliche Zusammenarbeit.

Der Eingliederungsprozess verlief dabei reibungslos, wie Kathrin Noll (Immo Herbst) berichtet:

"Wir haben schon viele Portale zur Erfassung von Leistungen ausprobiert, was für uns oft schwierig war, da Kunden sehr unterschiedliche Vorstellungen haben. Aber hier bin ich wirklich positiv überrascht. Das hat uns echt viel Spaß gemacht – und macht es noch immer." (Kathrin Noll, Immo Herbst)

Im Zentrum der täglichen Arbeit steht heute die digitale Leistungsdokumentation. Statt Berichte mühsam per E-Mail oder Zettel in Papierform einzureichen, erfolgt die Kommunikation nun unmittelbar und transparent über die Plattform. Besonders wertvoll ist dabei die Möglichkeit, alle erbrachten Leistungen in Echtzeit zu erfassen und für den Auftraggeber sichtbar zu machen. Über Youtilly sieht der Kunde sofort, wenn sich beispielweise ein Pflegegang aufgrund von Witterungsbedingungen oder Baustellen verzögert. Telefonate und Rückfragen werden so auf ein Minimum reduziert.

"Das erspart uns unheimlich viel Arbeit. Wir haben eine direkte Kommunikation zum Kunden und können vieles just-in-time erledigen. Alle Involvierten haben denselben Wissensstand. Wenn dann noch Bilder dazukommen, sieht der Auftraggeber sofort: Es ist gemacht. Endlich entfällt diese furchtbare Zettelwirtschaft!" (Kathrin Noll, Immo Herbst)

Akzeptanz durch Einfachheit

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Akzeptanz bei den Teams vor Ort. In einer Branche, die traditionell draußen arbeitet, muss die Handhabung einer Plattform vor allem eines sein: intuitiv.
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‍„Mich hat am meisten überrascht, dass das Programm auch auf die Nutzer zugeschnitten ist, die tagtäglich damit arbeiten müssen. Draußen ist es ein Knopfdruck: Erledigt, fertig. Das ist das A und O für die Akzeptanz.“ (Kathrin Noll, Immo Herbst)

Immo Herbst sieht die Nutzung von Youtilly nicht nur als Arbeitserleichterung, sondern als Chance zur Weiterentwicklung des gesamten Betriebs. Der Rat des Frankfurter Traditionsunternehmens an andere Dienstleister ist daher deutlich:

"Ich würde anderen mit auf den Weg geben, mutig und offen zu sein. Man sollte sich mal zurücklehnen und gucken: Was brauche ich wirklich? Youtilly bietet die Möglichkeit, das Beste für sich herauszuziehen. Man kann hier seinen eigenen Betrieb wirklich weiterentwickeln." (Kathrin Noll, Immo Herbst)

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